Privacy policy.

1. Qui est responsable de vos données ?

The controller of the data collected on archimaine.fr is Archimaine SASU, with share capital of €1,000, 160 avenue des Français Libres, 53000 Laval, France, registered with the Laval Trade and Companies Register under number 995 271 327, a company of the Infoscribe group.

Archimaine a désigné un délégué à la protection des données, commun au groupe Infoscribe : Mme Nadra Moussa, déléguée à la protection des données, dpo@infoscribe.fr. Vous pouvez la contacter pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits.

La présente politique concerne les données des visiteurs du site, des personnes qui nous contactent et des utilisateurs de l’espace client. Les données contenues dans les documents que nos clients nous confient pour numérisation ou indexation sont traitées pour leur compte, en qualité de sous-traitant, dans les conditions prévues par nos contrats et nos conditions générales de vente.

2. Quelles données traitons-nous, pourquoi et combien de temps ?

We collect only the data needed for each purpose. Mandatory fields are marked in the forms; without them, we cannot process your request.

• Répondre à une demande de contact ou de projet. Données : nom, organisation, fonction, e-mail, téléphone, contenu du message et pièces jointes éventuelles. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande. Conservation : 3 ans après le dernier échange.
• Créer, vérifier et gérer votre espace client. Données : nom, organisation, fonction, e-mail professionnel, téléphone, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), statut de validation du compte. Base légale : mesures précontractuelles ; intérêt légitime à réserver le chiffrage aux professionnels identifiés. Conservation : durée du compte, puis 3 ans sans connexion ; 7 jours pour un compte dont l’e-mail n’est pas confirmé ; 12 mois pour une demande refusée.
• Établir et suivre vos devis. Données : configuration du projet, volumes, devis émis. Base légale : mesures précontractuelles. Conservation : 3 ans après l’émission du devis ; en cas de commande, durée du contrat puis 5 ans.
• Exécuter et facturer les prestations commandées. Données : coordonnées des interlocuteurs, commandes, factures. Base légale : exécution du contrat ; obligations légales comptables. Conservation : durée du contrat, puis 10 ans pour les pièces comptables.
• Vous informer de nos prestations (prospection entre professionnels). Données : nom, organisation, fonction, e-mail professionnel. Base légale : intérêt légitime, en lien avec votre activité professionnelle. Conservation : 3 ans après le dernier contact, sauf opposition de votre part.
• Sécuriser le site et prévenir les abus. Données : adresse IP, données de connexion, journaux techniques, résultat du contrôle anti-robots. Base légale : intérêt légitime à protéger le site et ses utilisateurs. Conservation : 12 mois.
• Répondre à l’exercice de vos droits. Données : identité, objet de la demande, réponse apportée. Base légale : obligation légale. Conservation : durée du traitement de la demande, puis 5 ans à titre de preuve.

Décision automatisée

Archimaine makes no decision based solely on automated processing: client area accounts are approved by a member of our team.

3. Qui a accès à vos données ?

Your data is intended only for the Archimaine and Infoscribe group teams that need it: sales, account administration, production, accounting. It is never sold or rented.

We also use a technical service provider, which acts on our instructions and is contractually bound to keep the data confidential and secure: IONOS SARL, 7 place de la Gare, BP 70109, 57200 Sarreguemines, for hosting the site and client area, sending confirmation and notification emails, and protecting forms against bots. The data is hosted in France.

Your data may be disclosed to administrative or judicial authorities where required by law. It is hosted and processed in France and is not transferred outside the European Union.

4. Comment protégeons-nous vos données ?

Archimaine implements appropriate technical and organisational measures: encrypted connection (HTTPS), passwords stored encrypted, data access limited to authorised people, manual account approval, protection of forms against bots, regular backups.

In the event of a data breach likely to put your rights at risk, we notify the CNIL as required by the GDPR and inform you where the law requires.

5. Cookies

The site uses only cookies and trackers that are strictly necessary for it to work: keeping your client area session, remembering your language, form security. They do not require your consent.

We currently use no audience measurement tool or advertising tracker. If we add one, we will ask for your consent via a banner, and you can withdraw it at any time.

6. Prospection commerciale

Nous pouvons vous adresser par e-mail des informations sur nos prestations, en lien avec votre activité professionnelle. Chaque message contient un lien de désinscription ; vous pouvez aussi vous opposer à tout moment en écrivant à dpo@infoscribe.fr. Vos données ne sont jamais transmises à des tiers à des fins de prospection.

7. Vos droits

In accordance with the GDPR and the French Data Protection Act, you have the following rights over your data:

• Access: obtain confirmation that we process your data and receive a copy;
• Rectification: have inaccurate or incomplete data corrected;
• Erasure: request the deletion of your data, unless the law requires us to keep it;
• Restriction: request that a processing operation be temporarily suspended;
• Objection: object to processing based on our legitimate interest, and at any time to marketing;
• Portability: receive the data you have provided to us in a structured, machine-readable format;
• Post-mortem instructions: decide what happens to your data after your death.

Exercer vos droits

Pour exercer ces droits, écrivez à dpo@infoscribe.fr ou à Archimaine, à l’attention de la déléguée à la protection des données, 160 avenue des Français Libres, 53000 Laval. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.

8. Mise à jour

This policy may change, in particular when new services such as the ScribeVision platform are added. The date of the last update is shown at the top of the page.