Conditions générales de vente.

Article 1 — Objet et champ d’application

1.1. Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») régissent les prestations réalisées par Archimaine SASU, au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 160 avenue des Français Libres, 53000 Laval, immatriculée au RCS de Laval sous le numéro 995 271 327 (« Archimaine »), société du groupe Infoscribe, pour le compte de ses clients professionnels, personnes morales de droit public ou de droit privé (le « Client »).

1.2. Les prestations concernées sont notamment : la numérisation de documents patrimoniaux et d’archives (documents reliés et non reliés, plans et grands formats, photographies et phototypes, microformes), en atelier ou sur le site du Client ; la reconnaissance de texte (OCR) et d’écriture manuscrite (HTR) ; l’indexation, la saisie et la structuration de données ; l’hébergement et la mise en ligne de fichiers numériques (ensemble, les « Prestations »).

1.3. Les CGV s’appliquent à toute commande, à l’exclusion de toutes conditions d’achat du Client, sauf accord écrit d’Archimaine. Elles sont communiquées à tout Client qui en fait la demande et consultables sur archimaine.fr.

1.4. L’utilisation de la plateforme en ligne ScribeVision fait l’objet de conditions générales d’utilisation distinctes.

Article 2 — Documents contractuels

2.1. Le contrat est formé, par ordre de priorité décroissant, des documents suivants : le devis ou la proposition commerciale accepté et ses annexes (cahier des charges, spécifications techniques, accord de traitement des données) ; les présentes CGV.

2.2. Lorsque la Prestation est exécutée dans le cadre d’un marché public, les pièces du marché (acte d’engagement, cahier des clauses administratives particulières, cahier des clauses techniques particulières et, le cas échéant, cahier des clauses administratives générales applicable) prévalent sur les présentes CGV, qui ne s’appliquent qu’à titre supplétif, pour les points que ces pièces ne règlent pas.

Article 3 — Devis et commande

3.1. Toute Prestation fait l’objet d’un devis établi sur la base des informations communiquées par le Client (nature, état et volume des fonds, formats et livrables attendus, lieu d’exécution, délais). Sauf mention contraire, le devis est valable trois (3) mois.

3.2. Le devis établi en ligne depuis l’espace client d’archimaine.fr a une valeur indicative ; il ne devient ferme qu’après confirmation écrite par Archimaine.

3.3. La commande est ferme à réception par Archimaine du devis signé, d’un bon de commande ou d’une notification de marché, et, le cas échéant, de l’acompte prévu à l’article 4.

3.4. Si le volume, l’état ou la nature des documents remis diffère sensiblement des informations ayant servi au devis (écart de volume supérieur à 10 %, documents en mauvais état nécessitant un traitement particulier, formats non prévus), Archimaine en informe le Client et lui soumet un devis complémentaire avant de poursuivre la Prestation concernée.

Article 4 — Prix

4.1. Les prix sont exprimés en euros hors taxes, la TVA étant facturée au taux en vigueur. Ils comprennent les Prestations décrites au devis ; les frais de transport des originaux, de déplacement et d’installation sur site, d’hébergement et de supports de livraison sont facturés en sus lorsqu’ils ne sont pas inclus au devis.

4.2. Sauf disposition contraire, un acompte de 30 % du montant de la commande est exigible à la commande pour les clients de droit privé. Les acheteurs publics sont soumis aux règles d’avance et de paiement prévues par le Code de la commande publique et les pièces du marché.

4.3. Pour les Prestations dont l’exécution dépasse douze (12) mois, les prix peuvent être révisés à chaque date anniversaire de la commande selon l’évolution de l’indice Syntec ou de l’indice prévu au contrat.

Article 5 — Préparation des fonds et obligations du Client

5.1. Le Client remet des fonds identifiés, accompagnés d’un inventaire ou d’un bordereau de remise précisant les cotes, le nombre d’unités et, si possible, le nombre de pages ou de vues.

5.2. Le Client signale par écrit, avant la remise, les documents fragiles, précieux, endommagés, contaminés (moisissures, insectes) ou présentant une valeur particulière, ainsi que toute contrainte de manipulation, de conservation ou de communicabilité. Archimaine peut refuser ou isoler tout document présentant un risque sanitaire pour ses équipes ou ses collections en cours de traitement.

5.3. Le Client garantit qu’il dispose des droits nécessaires sur les documents confiés (propriété, garde, droits d’auteur, droit à l’image, communicabilité des archives) et que leur numérisation et leur traitement ne portent pas atteinte aux droits de tiers.

Article 6 — Prise en charge, transport et garde des originaux

6.1. La prise en charge des originaux donne lieu à un inventaire contradictoire signé des deux parties, au départ et au retour. À défaut de réserve écrite dans les cinq (5) jours ouvrés suivant la restitution, les originaux sont réputés restitués conformes à l’inventaire de départ.

6.2. Le transport est assuré par Archimaine ou par un transporteur spécialisé choisi par elle, en conditionnement adapté, sauf si le Client assure lui-même le transport, auquel cas il en supporte les risques.

6.3. Pendant toute la durée où ils sont sous sa garde, Archimaine conserve les originaux dans des locaux sécurisés et adaptés, en appliquant les précautions de manipulation propres à chaque support. Les originaux ne quittent pas le territoire français sans l’accord écrit du Client.

6.4. Archimaine est assurée au titre de sa responsabilité civile professionnelle. Pour les documents de grande valeur ou de valeur inestimable, le Client déclare cette valeur avant la remise ; une assurance spécifique « clou à clou » peut alors être souscrite à ses frais.

Article 7 — Intervention sur site

7.1. Pour les Prestations exécutées dans les locaux du Client, celui-ci met à disposition un local adapté (surface, éclairage maîtrisé, alimentation électrique, accès réseau si prévu, fermeture sécurisée) et facilite l’accès des équipes d’Archimaine aux horaires convenus.

7.2. L’installation de l’atelier intervient dans un délai indicatif d’une semaine à compter de la confirmation de la commande et de la mise à disposition du local. Les originaux restent alors sous la garde du Client, Archimaine n’étant responsable que des documents effectivement manipulés par ses équipes pendant les opérations.

7.3. Le personnel d’Archimaine respecte le règlement intérieur et les consignes de sécurité du site qui lui ont été communiqués par écrit.

Article 8 — Exécution et délais

8.1. Archimaine exécute les Prestations selon les règles de l’art de la numérisation patrimoniale et les spécifications du devis. Ses processus s’appuient sur les référentiels ISO 19264-1, FADGI, Metamorfoze et NF Z42-026 ; le niveau de qualité contractuel est celui fixé au devis ou au cahier des charges.

8.2. Pour tout projet d’un volume significatif, un lot pilote est réalisé et soumis au Client. Sa validation écrite fige les paramètres de capture, de nommage et de livraison pour la suite de la Prestation.

8.3. Les délais sont indiqués à titre prévisionnel, sauf engagement ferme stipulé au devis ou au marché. Ils courent à compter de la réception de la commande, de l’acompte éventuel, des originaux et des informations nécessaires, et sont prolongés de toute durée de retard imputable au Client (validation du lot pilote, mise à disposition du local, remise incomplète des fonds).

Article 9 — Livraison, recette et reprises

9.1. Les fichiers sont livrés dans les formats convenus (par exemple TIFF, JPEG 2000, PDF/A pour les images ; JSON, CSV, ASCII ou PDF texte intégral pour les données), par transfert sécurisé, sur support physique ou par mise à disposition sur une plateforme d’hébergement.

9.2. Le Client dispose d’un délai de quinze (15) jours ouvrés à compter de chaque livraison pour procéder à la recette et notifier par écrit toute non-conformité motivée au regard des spécifications. À défaut, la livraison est réputée acceptée.

9.3. Les non-conformités avérées sont reprises sans frais par Archimaine dans un délai convenu. Les demandes de modification des spécifications après validation du lot pilote font l’objet d’un devis complémentaire.

9.4. Pour les Prestations d’OCR, de HTR et d’indexation, la qualité s’apprécie par échantillonnage selon le taux et la méthode de mesure fixés au devis ; un taux de reconnaissance de 100 % ne peut être garanti, notamment pour les documents manuscrits ou dégradés.

Article 10 — Conservation des fichiers et hébergement

10.1. Sauf Prestation d’hébergement souscrite, Archimaine conserve une copie de sécurité des fichiers livrés pendant trois (3) mois après la recette, puis la détruit de façon sécurisée, ce dont elle atteste sur demande.

10.2. Lorsque le Client souscrit une Prestation d’hébergement, les fichiers sont hébergés en France, à Laval, dans les conditions de disponibilité, de sauvegarde et de durée prévues au devis.

Article 11 — Propriété intellectuelle

11.1. Le Client demeure propriétaire de ses documents et de leurs contenus. Les fichiers numériques, transcriptions et données livrés lui appartiennent dès leur complet paiement ; il en dispose librement.

11.2. Archimaine conserve la propriété de ses méthodes, savoir-faire, logiciels, outils et modèles de reconnaissance d’écriture préexistants ou développés à cette occasion. Lorsqu’un modèle est entraîné spécifiquement sur les fonds du Client, Archimaine ne l’utilise pour d’autres clients qu’avec l’accord écrit du Client, et ne réutilise jamais ses images ni ses données.

11.3. Sauf refus écrit du Client, Archimaine peut citer son nom et la nature de la Prestation à titre de référence commerciale. La diffusion d’images issues des fonds du Client est soumise à son accord préalable.

Article 12 — Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre partie dont elle a connaissance à l’occasion du contrat, pendant toute sa durée et cinq (5) ans après son terme. Archimaine fait signer un engagement de confidentialité à toute personne intervenant sur les fonds du Client.

Article 13 — Données personnelles

13.1. Lorsque les documents confiés contiennent des données à caractère personnel (registres d’état civil, dossiers individuels, listes nominatives), Archimaine agit en qualité de sous-traitant du Client, au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Les parties concluent à cet effet un accord de traitement des données annexé au devis, précisant l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, les catégories de données et les mesures de sécurité.

13.2. Archimaine ne traite ces données que sur instruction documentée du Client et pour les seuls besoins de la Prestation, garantit la confidentialité des personnes autorisées à les traiter, assiste le Client dans le respect de ses obligations, le notifie sans délai de toute violation de données et, au terme de la Prestation, restitue ou détruit les données selon son choix.

13.3. Le traitement des données personnelles des contacts du Client (gestion commerciale, espace client) est décrit dans la politique de confidentialité d’archimaine.fr.

Article 14 — Centres de production et sous-traitance

14.1. Archimaine peut confier tout ou partie des Prestations aux autres sociétés du groupe Infoscribe, notamment ses centres de production en France, en Tunisie et à Madagascar (Infoscribe Center of Excellence, certifié ISO 27001), ou à des sous-traitants qualifiés, en demeurant responsable de leur exécution.

14.2. Le lieu de traitement est précisé au devis. Tout traitement de données personnelles hors de l’Union européenne est soumis à l’accord préalable du Client et encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le Client peut exiger un traitement exclusivement en France ou dans l’Union européenne ; le prix est alors adapté.

14.3. Pour les marchés publics, le recours à la sous-traitance respecte les règles de déclaration et d’acceptation prévues par le Code de la commande publique.

Article 15 — Facturation et paiement

15.1. Les Prestations sont facturées selon l’échéancier prévu au devis, à défaut à chaque livraison partielle ou mensuellement pour les Prestations de longue durée.

15.2. Les factures sont payables à trente (30) jours à compter de leur date d’émission, par virement. Les acheteurs publics règlent dans le délai global de paiement prévu par le Code de la commande publique ; les factures leur sont transmises par voie électronique (Chorus Pro).

15.3. Pour les clients de droit privé, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce). Pour les acheteurs publics, les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire sont ceux prévus par le Code de la commande publique.

15.4. En cas de retard de paiement supérieur à trente (30) jours, Archimaine peut suspendre l’exécution des Prestations en cours après mise en demeure restée sans effet pendant huit (8) jours.

Article 16 — Responsabilité

16.1. Archimaine est tenue d’une obligation de moyens dans l’exécution des Prestations, et d’une obligation de garde et de conservation des originaux qui lui sont confiés, dans les conditions de l’article 6.

16.2. Sauf faute lourde ou intentionnelle, la responsabilité d’Archimaine est limitée aux dommages directs et plafonnée au montant hors taxes de la commande concernée, ou, pour les originaux, à leur valeur déclarée conformément à l’article 6.4. Archimaine n’est pas responsable des dommages indirects (perte d’exploitation, perte de chance, préjudice d’image).

16.3. Archimaine n’est pas responsable de l’état préexistant des documents, ni des altérations inhérentes à leur fragilité dès lors qu’elle a respecté les précautions de manipulation convenues.

Article 17 — Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’empêchement dure plus de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier la commande concernée par lettre recommandée, les Prestations réalisées restant dues.

Article 18 — Résiliation et réversibilité

18.1. En cas de manquement grave d’une partie non réparé dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure, l’autre partie peut résilier le contrat de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception.

18.2. En cas de résiliation, Archimaine restitue au Client l’ensemble des originaux et lui livre les fichiers et données produits à date, contre paiement des Prestations réalisées. Pour les Prestations d’hébergement, Archimaine assure la restitution des fichiers dans un format standard et ouvert, puis leur suppression, selon les modalités prévues au devis.

Article 19 — Non-sollicitation

Pendant la durée du contrat et douze (12) mois après son terme, le Client s’interdit de solliciter, directement ou indirectement, un salarié d’Archimaine ou du groupe Infoscribe ayant participé à la Prestation, sauf accord écrit d’Archimaine.

Article 20 — Droit applicable et litiges

20.1. Les présentes CGV sont soumises au droit français.

20.2. Les parties recherchent une solution amiable à tout différend avant toute action contentieuse. À défaut d’accord dans un délai de trente (30) jours, tout litige avec un client de droit privé est soumis à la compétence exclusive du tribunal de commerce de Laval ; les litiges avec un acheteur public relèvent de la juridiction administrative compétente.