Documents d’archives reliés et non reliés.

Le document d’abord, l’image ensuite.

Les documents reliés sont numérisés sur des scanners à plateaux compensateurs ou à berceau en V qui respectent l’ouverture naturelle de l’ouvrage : la reliure n’est jamais forcée et les pages apparaissent à plat à l’image. Un éclairage LED froid, sans UV, préserve les supports fragiles.

Les documents non reliés (dossiers, courriers, liasses, feuilles séparées) passent sur des scanners à plat ou à défilement selon leur état, dans le respect de l’ordre des pièces. Chaque pièce est préparée avec soin, puis les dossiers sont reconstitués à l’identique après numérisation, conditionnement d’origine compris.

Ce que nous traitons

• Registres et cahiers : État civil, délibérations, matricules militaires.
• Livres et presse reliée : Ouvrages anciens, tomes de presse, magazines.
• Minutes notariales : Liasses et actes numérisés pièce par pièce.
• Dossiers administratifs : Recto-verso, avec déliassage et gestion de dossier.
• Feuilles séparées : Documents patrimoniaux en feuillets mobiles, plans et grands formats.
• Documents fragiles ou sinistrés : Reliures abîmées, papiers acides, dégâts des eaux.

Fiche technique

• Résolution : 200 à 600 dpi et plus selon l’usage
• Formats : Du A6 au A0
• Équipement : Plateaux compensateurs, avec ou sans vitre, ouverture partielle jusqu’à 90°
• Colorimétrie : Mire IT-8, contrôle quotidien, NF Z42-026
• Fichiers livrés : TIFF, JPEG 2000, PDF/A, JPEG…
• Contrôle : Exhaustivité, ordre, lisibilité, nommage, métadonnées
• Métadonnées : EXIF, IPTC, nommage selon vos règles
• Sauvegarde : Serveurs RAID 6 jusqu’à votre validation

Aucune contrainte sur le document.

Du premier examen à la restitution, chaque ouvrage suit le même parcours en quatre temps, avec un poste et une manipulation adaptés à sa reliure et à son état.

Étude et préparation

Chaque fonds est examiné avant toute prise de vue : état physique, typologie, format. Les éléments de maintien sont photographiés puis retirés, et les consignes saisies dans notre base s’affichent à l’écran de l’opérateur. Un document incomplet, maculé ou non conforme au récolement est signalé sans attendre.

Étalonnage et test

Chaque poste est étalonné sur mire IT-8, puis vérifié chaque matin sur mire colorimétrique, conformément à la norme NF Z42-026. Un test sur des documents représentatifs que vous choisissez fixe les valeurs de référence : la production ne démarre qu’après votre validation.

Numérisation

Nos opérateurs, formés par des experts de la BnF, saisissent chaque pièce à deux mains, sans colle ni adhésif, et suspendent la prise de vue au moindre doute.

Reliés. Prise de vue zénithale sans contact, plateaux compensateurs et vitre à pression modulable : la reliure n’est jamais forcée ni prise par le dos.

Feuillets libres. Déposés dans un réceptacle incliné à 45° : l’ordre et le conditionnement d’origine sont conservés.

Documents fragiles. L’opérateur ne prend jamais de risque : les pages collées ou en lambeaux sont sautées et signalées dans la base.

Contrôle et restitution

Une équipe indépendante de la production contrôle chaque image sur écran calibré par sonde : concordance, intégrité, orientation, lisibilité, nommage et métadonnées. Toute anomalie donne lieu à une reprise gratuite. Chaque document est reconditionné à l’identique, puis comparé à la photographie prise à réception.

La sécurité des originaux, avant tout.

Vos originaux ne quittent jamais nos mains.

Le transport est assuré par notre propre personnel, dans nos propres véhicules, sans aucun transporteur tiers. Les documents voyagent dans des caisses étanches et isothermes, sous la surveillance permanente d’un équipage de deux personnes, et sont assurés de leur enlèvement jusqu’à leur retour.

À l’arrivée, ils sont stockés en salles climatisées, à l’abri de la lumière et contiguës à l’atelier, pour limiter au maximum leurs déplacements.

Les cas difficiles font partie du métier.

Reliures cassées, bords friables, pages collées, traces de moisissures : chaque document fragile est examiné avant toute prise de vue. Nous adaptons le poste (numérisation sans vitre, ouverture partielle, prise de vue page à page).

Les fonds sinistrés suivent un protocole spécifique : gants et masque, stockage isolé, nettoyage du poste après passage. Si une numérisation présente un risque pour le document, nous vous en informons avant d’agir.

Des fichiers prêts à l’usage.

L’image n’est qu’une étape. Selon vos besoins, nous enrichissons les fichiers pour qu’ils s’intègrent directement à votre système d’archivage électronique ou à votre portail de diffusion.

• Métadonnées : Techniques et descriptives (EXIF, IPTC), nommage selon vos règles.
• Océrisation et indexation : OCR et HTR pour rendre les fonds consultables et interrogeables.
• Récolement : Complétion de vos fichiers de récolement, cote par cote.
• Livraison : Sur disque dur ou par transfert sécurisé, dans les formats convenus.

Archives départementales, services de l’état civil, bibliothèques et établissements publics.

• Archives nationales : Un atelier de production complet, organisé en îlots de scanners, pour traiter en continu des fonds volumineux.
• Archives de Paris : Numérisation d’ouvrages et de liasses sur scanners à berceau, sans contrainte pour les reliures.
• Archives départementales de la Seine-Maritime : Numérisation et océrisation de documents d’archives, en atelier et sur site.
• Archives départementales d’Ille-et-Vilaine : Documents d’archives de toutes époques (registres reliés ou feuillets libres en liasse), numérisation et océrisation de titres de presse ou de périodiques.
• Préfecture de région de Bretagne : Archives publiques des départements 22, 29, 35 et 56 : registres, presse, affiches et plans, avec OCR.
• Ville de Douai : Numérisation des actes et registres d’état civil.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que la numérisation de documents d’archives, et pourquoi l’entreprendre ?

C’est produire une copie numérique fidèle de documents originaux (registres, liasses, dossiers, plans, ouvrages reliés), en préservant le support autant que l’image. On la fait pour sauvegarder les fonds les plus consultés, faciliter l’accès à distance et alimenter la dématérialisation, l’archivage électronique ou la valorisation d’un patrimoine.

Comment numériser des registres et des documents reliés sans les abîmer ?

Nous utilisons des scanners patrimoniaux à prise de vue zénithale, sans contact : plateaux compensateurs ou berceau en V, vitre à pression modulable ou numérisation sans vitre pour les papiers fragiles, éclairage LED froid. Les opérateurs, formés par la BnF, saisissent les registres à deux mains, sans colle ni démontage.

Quels formats, quelle résolution et quelles normes pour la numérisation de documents d’archives ?

Les réglages sont définis avec vous et validés sur un échantillon : 300 dpi conviennent à la plupart des registres, 400 à 600 dpi et plus aux plans et aux écritures fines. Conservation en TIFF ou JPEG 2000, diffusion en JPEG ou PDF/A, selon les normes NF Z42-026 et NF Z42-012, avec métadonnées EXIF et IPTC.

Comment se déroule un projet de numérisation de documents d’archives, et en combien de temps ?

Étude préalable du fonds, enlèvement et transport assurés, test validé par écrit, numérisation avec contrôle indépendant, puis livraison et restitution des originaux reconditionnés à l’identique. La durée dépend du volume et de l’état des documents ; plus de 50 scanners permettent de tenir des délais serrés, avec un interlocuteur unique.

Combien coûte la numérisation de documents d’archives, et comment obtenir un devis ?

Il n’existe pas de tarif unique : le coût dépend du nombre de vues, de la nature des documents, des paramètres techniques et des prestations complémentaires (transport, indexation, océrisation). Décrivez votre fonds dans notre outil de devis en ligne : un chargé de projet affine ensuite le chiffrage.