Indexation, saisie et structuration de textes.
Indexation nominative, saisie de données, transcription, tables des matières, notices et métadonnées : nous transformons vos documents en données exploitables, fidèles à l’original et prêtes pour votre base, votre catalogue ou votre portail.
Des données fiables, relevées par des spécialistes.
Nos opérateurs lisent chaque document et le restituent sous forme de données exploitables : personnes, dates et lieux relevés acte par acte, fiches et tableaux saisis, textes transcrits en intégralité.
Un workflow centralisé suit chaque lot et garantit qu’aucune étape n’est oubliée. Pour les données sensibles, la saisie est réalisée en double par deux opérateurs indépendants, puis comparée automatiquement.
Ce que nous traitons
- Indexation nominative : Personnes, dates et lieux, acte par acte.
- Saisie de données : Fiches, registres, tableaux, formulaires.
- Transcription : Texte intégral fidèle à l’original.
- Tables des matières et inventaires : Saisie sous éditeur spécialisé, liens vers les pages, relecture à 100 %.
- Notices et catalogues : Saisie de notices, rétroconversion de catalogues.
- Métadonnées : Dublin Core, EAD, METS, EXIF, IPTC, XMP.
Fiche technique
- Indexation : Personnes, dates et lieux, acte par acte
- Saisie : Fiches, registres, tableaux, formulaires
- Transcription : Texte intégral fidèle à l’original
- Tables et notices : Tables des matières, inventaires, notices, catalogues
- Métadonnées : Dublin Core, EAD, METS, EXIF, IPTC, XMP
- Formats de sortie : CSV, XML, EAD, METS, selon vos référentiels
- Encodage : Unicode UTF-8
- Contrôle : Double saisie, contrôle intermédiaire, échantillonnage ISO 2859, équipe indépendante
Relever ou transcrire, une même rigueur.
Les mêmes étapes de préparation et de contrôle, avec deux façons de relever l’information : des données ciblées (indexation, fiches, tableaux) d’un côté, le texte intégral de l’autre.
Chaque information est saisie en double par deux opérateurs indépendants, comparée automatiquement, puis tranchée sur l’image du document en cas de divergence.
Contrôle qualité
- 01 · Contrôle intermédiaire : Après chaque étape manuelle, l’étape suivante valide la précédente : l’erreur est corrigée tout de suite.
- 02 · Échantillonnage ISO 2859 : Un échantillon accepte ou rejette chaque lot selon une tolérance définie avec vous ; un lot rejeté est repris.
- 03 · Contrôle final indépendant : Une équipe indépendante vérifie la conformité aux consignes, le nommage et la cohérence entre données et images.
La qualité, à chaque étape.
La qualité est intégrée à la production.
Pour les données les plus sensibles, la double saisie met face à face deux opérateurs indépendants : un programme compare leurs saisies, et un opérateur confirmé arbitre chaque divergence sur l’image du document.
Après chaque étape de travail manuel, un contrôle qualité intermédiaire valide le travail de l’étape précédente : une erreur est repérée et corrigée tout de suite, au lieu d’être découverte à la livraison.
Un contrôle par échantillonnage, selon la norme ISO 2859, accepte ou rejette chaque lot en fonction d’une tolérance définie avec vous. Un lot rejeté est repris, sans surcoût.
Des livrables conformes à vos référentiels.
Les données sont livrées dans les formats et les référentiels que vous indiquez, avec un nommage conforme à vos règles. Tout fichier produit est indexé dans notre base, et réciproquement : des outils de contrôle vérifient cette cohérence pendant toute la prestation.
Chaque livraison s’accompagne d’un rapport de production, et un compte sur notre extranet vous permet de suivre l’avancement en continu.
Des données prêtes à l’usage.
Des données prêtes à rejoindre votre base, votre catalogue ou votre portail de diffusion.
- Fichiers de données : Tableurs CSV et fichiers XML, structurés selon vos champs et vos règles.
- Instruments de recherche : Données et métadonnées au format EAD, pour décrire votre fonds.
- METS et Dublin Core : Des métadonnées descriptives et structurelles qui relient images, données et références.
- Récolement complété : Votre fichier de récolement complété, avec le rattachement des données aux images.
Universités, musées et administrations nous confient la saisie et l’indexation de leurs fonds.
- Université de Bordeaux et Bordeaux Montaigne : Saisie et structuration des données au format XML et CSV, création de tables des matières.
- Musée d’Orsay : Formatage des données et saisie de notices bibliographiques à partir des livrets de salon.
- Université Paris Cité : Indexation de documents d’archives à partir de fichiers images fournis.
- Musée des beaux-arts de Chambéry : Retranscription et saisie d’archives imprimées.
- Départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines : Indexation de documents d’archives, métadonnées XML METS.
- Archives départementales des Alpes-Maritimes : Numérisation de registres et génération de métadonnées.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que l’indexation nominative, et à quoi sert-elle ?
Elle consiste à relever, acte par acte, les personnes citées dans un document, avec les dates et les lieux associés. Un registre de milliers de pages devient un index interrogeable par nom, par date ou par lieu, chaque entrée renvoyant à l’image de l’acte. La recherche est immédiate et les originaux sont préservés.
Quelle différence entre indexation nominative, saisie de données et transcription ?
L’indexation nominative relève des informations ciblées (personnes, dates, lieux) et produit un index. La saisie de données reprend, champ par champ, fiches, registres, tableaux ou formulaires, dans un fichier CSV ou XML. La transcription restitue le texte intégral, fidèle à l’original. Le choix dépend de l’usage visé, et les trois peuvent se combiner.
Quelles métadonnées et quels standards utilisez-vous (Dublin Core, EAD, METS, EXIF, IPTC, XMP) ?
EXIF, IPTC et XMP décrivent techniquement chaque image. Le Dublin Core renseigne le titre, la cote, la date et la provenance à partir de votre fichier de récolement. L’EAD décrit le fonds dans sa hiérarchie, et METS relie les fichiers à la structure du document. Nos équipes pratiquent le Dublin Core selon le schéma METS depuis de nombreuses années, notamment pour le CNRS et avec la BnF.
Comment garantissez-vous la fidélité et la qualité des données saisies ?
Par quatre niveaux de contrôle : la double saisie, où deux opérateurs indépendants saisissent la même information, comparée automatiquement, chaque divergence étant arbitrée sur l’image ; un contrôle après chaque étape manuelle ; un contrôle par échantillonnage selon la norme ISO 2859 ; un contrôle final par une équipe indépendante. Un lot hors tolérance est repris sans surcoût.
Comment se déroule un projet d’indexation et de saisie, et comment en estimer le coût ?
Étude de votre besoin, test sur un échantillon, puis production suivie par un interlocuteur unique, avec un extranet de suivi et un rapport à chaque livraison. Le coût dépend du volume, de la difficulté des écritures, du niveau de détail et du type de prestation. Décrivez votre fonds dans notre outil de devis : un chargé de projet vous répond.