Politique de confidentialité.

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement des données collectées sur archimaine.fr est Archimaine SASU, au capital de 1 000 €, 160 avenue des Français Libres, 53000 Laval, France, immatriculée au RCS de Laval sous le numéro 995 271 327, société du groupe Infoscribe.

Archimaine a désigné un délégué à la protection des données, commun au groupe Infoscribe : Mme Nadra Moussa, déléguée à la protection des données, dpo@infoscribe.fr. Vous pouvez la contacter pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits.

La présente politique concerne les données des visiteurs du site, des personnes qui nous contactent et des utilisateurs de l’espace client. Les données contenues dans les documents que nos clients nous confient pour numérisation ou indexation sont traitées pour leur compte, en qualité de sous-traitant, dans les conditions prévues par nos contrats et nos conditions générales de vente.

2. Quelles données traitons-nous, pourquoi et combien de temps ?

Nous ne collectons que les données nécessaires à chaque usage. Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires ; sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre demande.

• Répondre à une demande de contact ou de projet. Données : nom, organisation, fonction, e-mail, téléphone, contenu du message et pièces jointes éventuelles. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande. Conservation : 3 ans après le dernier échange.
• Créer, vérifier et gérer votre espace client. Données : nom, organisation, fonction, e-mail professionnel, téléphone, mot de passe (stocké sous forme chiffrée), statut de validation du compte. Base légale : mesures précontractuelles ; intérêt légitime à réserver le chiffrage aux professionnels identifiés. Conservation : durée du compte, puis 3 ans sans connexion ; 7 jours pour un compte dont l’e-mail n’est pas confirmé ; 12 mois pour une demande refusée.
• Établir et suivre vos devis. Données : configuration du projet, volumes, devis émis. Base légale : mesures précontractuelles. Conservation : 3 ans après l’émission du devis ; en cas de commande, durée du contrat puis 5 ans.
• Exécuter et facturer les prestations commandées. Données : coordonnées des interlocuteurs, commandes, factures. Base légale : exécution du contrat ; obligations légales comptables. Conservation : durée du contrat, puis 10 ans pour les pièces comptables.
• Vous informer de nos prestations (prospection entre professionnels). Données : nom, organisation, fonction, e-mail professionnel. Base légale : intérêt légitime, en lien avec votre activité professionnelle. Conservation : 3 ans après le dernier contact, sauf opposition de votre part.
• Sécuriser le site et prévenir les abus. Données : adresse IP, données de connexion, journaux techniques, résultat du contrôle anti-robots. Base légale : intérêt légitime à protéger le site et ses utilisateurs. Conservation : 12 mois.
• Répondre à l’exercice de vos droits. Données : identité, objet de la demande, réponse apportée. Base légale : obligation légale. Conservation : durée du traitement de la demande, puis 5 ans à titre de preuve.

Décision automatisée

Archimaine ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé : la validation des comptes de l’espace client est réalisée par un membre de notre équipe.

3. Qui a accès à vos données ?

Vos données sont destinées aux seules équipes d’Archimaine et du groupe Infoscribe qui en ont besoin : commerciale, administration des comptes, production, comptabilité. Elles ne sont jamais vendues ni louées.

Nous faisons aussi appel à un prestataire technique, qui agit sur nos instructions et est tenu par contrat à la confidentialité et à la sécurité des données : IONOS SARL, 7 place de la Gare, BP 70109, 57200 Sarreguemines, pour l’hébergement du site et de l’espace client, l’envoi des e-mails de confirmation et de notification, et la protection des formulaires contre les robots. Les données sont hébergées en France.

Vos données peuvent être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige. Elles sont hébergées et traitées en France et ne font l’objet d’aucun transfert hors de l’Union européenne.

4. Comment protégeons-nous vos données ?

Archimaine met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe stockés sous forme chiffrée, accès aux données limité aux personnes habilitées, validation manuelle des comptes, protection des formulaires contre les robots, sauvegardes régulières.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous notifions la CNIL dans les conditions prévues par le RGPD et vous informons lorsque la loi l’exige.

5. Cookies

Le site n’utilise que des cookies et traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de votre session dans l’espace client, mémorisation de votre langue, sécurité des formulaires. Ils ne nécessitent pas votre consentement.

Nous n’utilisons aujourd’hui ni outil de mesure d’audience, ni traceur publicitaire. Si nous en ajoutons, nous vous demanderons votre accord au moyen d’un bandeau, et vous pourrez le retirer à tout moment.

6. Prospection commerciale

Nous pouvons vous adresser par e-mail des informations sur nos prestations, en lien avec votre activité professionnelle. Chaque message contient un lien de désinscription ; vous pouvez aussi vous opposer à tout moment en écrivant à dpo@infoscribe.fr. Vos données ne sont jamais transmises à des tiers à des fins de prospection.

7. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie ;
• Rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Effacement : demander la suppression de vos données, sauf si leur conservation est imposée par la loi ;
• Limitation : demander le gel temporaire d’un traitement ;
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment à la prospection ;
• Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine ;
• Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès.

Exercer vos droits

Pour exercer ces droits, écrivez à dpo@infoscribe.fr ou à Archimaine, à l’attention de la déléguée à la protection des données, 160 avenue des Français Libres, 53000 Laval. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.

8. Mise à jour

Cette politique peut évoluer, notamment lors de l’ajout de nouveaux services comme la plateforme ScribeVision. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.