Préparer ses fonds avant une numérisation : 6 étapes clés
Inventaire, état sanitaire, choix des formats… Une bonne préparation fait gagner du temps, protège les originaux et garantit des fichiers vraiment exploitables.
Une campagne de numérisation réussie commence bien avant la première prise de vue. Voici les étapes que nous suivons avec nos clients pour sécuriser un projet, quelle que soit sa taille.
1. Inventorier les documents
Listez les ensembles à traiter (registres, liasses, plans, photographies…), leur nombre approximatif de pages ou de vues et leurs formats. Cet inventaire sert de base au devis et au planning.
2. Évaluer leur état
Reliures fragiles, pages collées, moisissures, documents déjà restaurés : un état sanitaire permet de choisir le bon équipement et d’éventuels traitements préalables (dépoussiérage, dépollution).
3. Définir l’usage des fichiers
Conservation à long terme, consultation en ligne, impression, reconnaissance de texte : l’usage final détermine la résolution, la colorimétrie et les formats de restitution (TIFF, JPEG 2000, PDF/A…).
4. Choisir les données à produire
Faut-il seulement des images, ou aussi du texte (OCR, HTR) et des index (noms, dates, lieux) ? Mieux vaut le décider dès le départ pour organiser la production en une seule fois.
5. Valider un échantillon
Avant la production, un lot test est numérisé et soumis à votre validation : cadrage, couleur, nommage des fichiers. C’est la garantie d’un résultat conforme à vos attentes.
6. Organiser le transport
Enlèvement sécurisé et tracé, ou numérisation directement dans vos locaux pour les fonds qui ne peuvent pas voyager : chaque prise en charge fait l’objet d’un bordereau.
Besoin d’un premier chiffrage ? Le devis en ligne vous donne une estimation en deux minutes, affinée ensuite avec un chargé de projet.